En skriftlig advarsel før en eventuel bortvisning skal fortælle medarbejderen, hvad der er galt, hvad der skal ændres, og hvilke følger en gentagelse kan få. Advarslen er dog ikke en formalitet, der automatisk giver arbejdsgiveren ret til senere at bortvise. Dens betydning afhænger blandt andet af forseelsens karakter, advarslens indhold og det efterfølgende forløb.
Hvornår bør en skriftlig advarsel komme først?
En bortvisning betyder, at ansættelsen ophører straks, og at retten til løn som udgangspunkt stopper samtidig. Derfor kræver bortvisning af medarbejder
grov misligholdelse fra medarbejderens side. Tærsklen er væsentligt højere end ved almindelig utilfredshed med arbejdsindsatsen eller enkelte fejl.
En forudgående advarsel vil ofte være relevant ved forhold, som medarbejderen kan rette op på. Det gælder eksempelvis gentagne forsinkelser, manglende overholdelse af en kendt procedure eller problemer med at følge konkrete instrukser. Arbejdsgiveren bør undersøge, om medarbejderen har forstået kravene og haft en reel mulighed for at ændre adfærd. Mangelfuld oplæring eller uklare beskeder kan få betydning for vurderingen.
Ved meget grove forhold kan bortvisning efter omstændighederne ske uden advarsel. Tyveri eller alvorlig vold kan være eksempler, men også her skal de konkrete omstændigheder undersøges. En mistanke er ikke i sig selv et tilstrækkeligt grundlag. Ansættelseskontrakten, en eventuel overenskomst og særlige regler for ansættelsen kan desuden påvirke, hvordan arbejdsgiveren skal gå frem. Der findes altså ikke et bestemt antal advarsler, som altid skal gives først.
Sådan formuleres en skriftlig advarsel før mulig bortvisning
Advarslen bør beskrive hændelser frem for at sætte mærkater på medarbejderen. Skriv eksempelvis, at medarbejderen mødte klokken 8.25 og 8.40 på to bestemte datoer, selv om arbejdstiden begyndte klokken 8.00. Formuleringen »du har en dårlig indstilling« fortæller derimod ikke præcist, hvad medarbejderen skal ændre. Den er også vanskelig at efterprøve.
Beskriv derefter den forventede adfærd. I eksemplet kan kravet være, at medarbejderen er klar til at arbejde ved arbejdstidens begyndelse og følger den aftalte procedure ved forsinkelse. Krav, som medarbejderen kan efterleve straks, kan som udgangspunkt kræves fulgt med det samme. Handler problemet om opgaver, der kræver oplæring eller gradvis forbedring, bør advarslen beskrive forventningerne, den tilbudte støtte og en rimelig periode til opfølgning.
Konsekvensen skal også fremgå tydeligt. Hvis gentagelser efter omstændighederne kan føre til bortvisning, bør det stå udtrykkeligt. En mulig formulering er: »Hvis du igen uden gyldig grund undlader at følge denne instruks, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder opsigelse eller, ved grov misligholdelse, bortvisning.« Ordlyden kan dog aldrig i sig selv gøre en senere bortvisning berettiget.
Dokumentationen skal vise både hændelser og modtagelse
En brugbar advarsel bygger på et faktuelt grundlag. Før den gives, bør arbejdsgiveren samle relevante oplysninger, eksempelvis vagtplaner, tidsregistreringer, konkrete instrukser og daterede notater om hændelser. Materialet bør vise, hvad der faktisk skete, og ikke blot at en leder var utilfreds. Oplysningerne skal indsamles og opbevares efter de gældende regler om blandt andet personoplysninger og kontrol af medarbejdere.
Medarbejderens forklaring bør også indgå. En forsinkelse kan eksempelvis skyldes, at en leder har ændret mødetiden, uden at ændringen er blevet registreret. Holdes der en samtale, bør referatet skelne mellem dokumenterede forhold, arbejdsgiverens vurdering og medarbejderens indsigelser. Er parterne uenige, skal uenigheden fremgå frem for at blive udeladt af referatet.
Arbejdsgiveren bør desuden kunne dokumentere, at advarslen er kommet frem til medarbejderen. Den kan eksempelvis udleveres ved en samtale og derefter sendes gennem en sædvanlig skriftlig kommunikationskanal. En underskrift kan bruges som kvittering for modtagelsen, men behøver ikke betyde, at medarbejderen accepterer indholdet. Afviser medarbejderen at kvittere, bør afleveringen dokumenteres på anden måde. En kopi af advarslen viser ikke nødvendigvis, at den blev modtaget.
En ny hændelse kræver en ny vurdering
Efter en advarsel bør arbejdsgiveren følge op på de krav, der faktisk er stillet. Skal medarbejderen følge en bestemt procedure fra næste vagt, er det den procedure, opfølgningen skal handle om. Nye krav bør ikke bagefter behandles, som om de allerede stod i advarslen. Har arbejdsgiveren lovet oplæring eller hjælp, skal det også indgå i vurderingen, om støtten er blevet givet.
En senere hændelse skal have relevant sammenhæng med det forhold, der blev advaret om, hvis advarslen skal tillægges betydning. En advarsel om forsinkelser giver ikke automatisk større vægt til en helt anden fejl i en arbejdsopgave. Tiden mellem advarslen og den nye hændelse spiller også ind. Der er ingen generel udløbsdato for advarsler, men et langt forløb uden gentagelser kan svække betydningen.
Selv ved en gentagelse skal arbejdsgiveren vurdere alvoren konkret. En advarsel kan få betydning for, om en opsigelse er saglig, uden at forholdet dermed er groft nok til bortvisning. Før arbejdsgiveren træffer så indgribende en beslutning, bør hændelsesforløbet, medarbejderens forklaring og de relevante ansættelsesretlige regler derfor være afklaret.
Skal medarbejderen skrive under på advarslen?
Medarbejderens underskrift er som udgangspunkt ikke en betingelse for, at advarslen kan få betydning. Arbejdsgiveren skal dog kunne sandsynliggøre, at den er kommet frem til medarbejderen. En kvittering bør derfor tydeligt angive, at underskriften bekræfter modtagelsen og ikke nødvendigvis er udtryk for accept af indholdet.
Kan én advarsel være nok før en bortvisning?
Ja, efter omstændighederne, men der findes ingen regel om, at én advarsel giver ret til bortvisning ved næste fejl. Den nye hændelse skal sammen med det øvrige forløb udgøre grov misligholdelse, og advarslen skal være relevant og tilstrækkeligt tydelig. Det afgørende er derfor ikke alene antallet af advarsler, men også hvad medarbejderen konkret er blevet advaret om, og hvad der siden er sket.
